Pourquoi une élection de remplacement est-elle nécessaire?
M. Marc Hunziker, qui occupait jusqu’alors la fonction de représentant des employeurs, quittera le conseil de fondation le 30 juin 2026. Ce poste vacant au conseil de fondation doit être pourvu au  1er juillet 2026 (et ce pour le reste du mandat en cours, jusqu’au 30 juin 2029).

Qui est autorisé à voter?
Etant donné qu’il ne s’agit que d’une élection de remplacement pour nommer un(e) représentant(e) des employeurs, seuls les représentants des employeurs des commissions de gestion des entreprises affiliées à la fondation collective sont autorisés à voter.

Qui organise l’élection de remplacement au nom du conseil de fondation?
Le conseil de fondation a chargé Swiss Life SA – en tant que gérante – d’organiser et de mener l’élection de remplacement.

L’autorité de surveillance compétente pour la fondation a-t-elle été informée de l’élection de remplacement?
L’autorité de surveillance de la fondation, à savoir l’office de surveillance de la prévoyance professionnelle et des fondations du canton de Zurich (BVS), a connaissance du règlement en vigueur pour l’élection au conseil de fondation des représentants des employeurs et des salariés.

Quand l’élection de remplacement a-t-elle lieu et comment les électrices et les électeurs en sont-ils  informés?
Fin mars 2026, les membres de la commission de gestion des entreprises affiliées seront informés par écrit de l’élection de remplacement et de la proposition de vote du conseil de fondation en exercice. Les représentants des employeurs des commissions de gestion autorisés à voter seront avisés de la possibilité de proposer des candidats supplémentaires jusqu’au 30 avril 2026.
En l’absence d’autres candidatures, la candidate proposée par le conseil de fondation sera élue tacitement. Dans le cas contraire, un scrutin électronique secret aura lieu.
La participation à ce scrutin nécessite l’inscription en ligne d’un représentant des employeurs de la commission de gestion. Une fois cette condition remplie, les électrices et électeurs enregistrés reçoivent par e-mail les identifiants pour se connecter au système de vote en ligne. Si le nouveau membre n’est pas élu tacitement, le scrutin (électronique) aura lieu du 13 mai au 10 juin 2026 à 12h00, et sera suivi d’un décompte des voix.

A quoi faut-il veiller si des candidates et candidats supplémentaires souhaitent se présenter à l’élection au conseil de fondation?
L’élection du conseil de fondation est régie par le règlement électoral applicable. Chaque œuvre de prévoyance peut proposer une personne pour l’élection de remplacement. Il doit s’agir d’une personne assurée auprès de la fondation collective au bénéfice d’un contrat de travail à durée indéterminée et non résilié avec un employeur affilié à la fondation avec un contrat non résilié, ainsi que de personnes indépendantes assurées auprès de la fondation avec leurs salariés (dont le lieu de travail se trouve en Suisse). 
Ne sont pas éligibles les employeurs représentants des salariés au sein de la commission de gestion de l’œuvre de prévoyance. En principe, il est recommandé que les candidates et candidats disposent de bonnes connaissances en allemand (langue de correspondance et langue des séances).
Le formulaire en ligne pour inscrire des candidates et candidats supplémentaires se trouve sur le site Internet. Outre la saisie des données personnelles, la motivation de la candidate ou du candidat doit être brièvement justifiée. Un extrait récent du casier judiciaire et du registre des poursuites (datant de moins de trois mois) doit également être fourni. La fondation peut exiger d’autres informations et documents nécessaires à l’examen des garanties. La date limite de réception des candidatures est fixée au 30 avril 2026.

A quelle charge de travail dois-je m’attendre en tant que membre de conseil de fondation?
-   Deux réunions ordinaires du conseil de fondation par an, en général à Zurich
-   Deux autres séances du conseil de fondation par vidéoconférence par an (au besoin)
-   Décisions prises par voie de circulaires envoyées par la poste
-   Formation de base de deux jours (gratuite)
-   Une manifestation du conseil de fondation d’une journée par an
-   Une formation complémentaire facultative d’une demi-journée (par an)

Le mandat de membre de conseil de fondation est-il rémunéré?
Oui, le mandat de membre de conseil de fondation est rémunéré en fonction de la charge de travail. Les membres de conseils de fondation reçoivent chaque année un certificat de salaire pour leur déclaration d’impôts.

Pour combien de candidates et candidates puis-je voter?
Etant donné qu’un seul nouveau membre (représentation des employeurs) peut être élu lors de cette élection de remplacement, seule une voix peut être donnée. En cas de dépassement, le système invite les électrices et électeurs à réduire le nombre de voix exprimées au nombre maximum autorisé afin que leur vote puisse être pris en considération.

Pourquoi les œuvres de prévoyance doivent-elles s’enregistrer pour participer à l’élection?
Si d’autres candidatures sont déposées, le scrutin aura lieu exclusivement par voie électronique. De même, nous ne communiquons les données d’accès que par voie électronique, raison pour laquelle la participation à l’élection nécessite l’inscription préalable d’un représentant des employeurs de la commission de gestion. Il convient de noter à ce titre que les données d’accès au scrutin en ligne ne sont remises qu’aux représentants des employeurs enregistrés. 

Pourquoi le conseil de fondation a-t-il opté pour l’e-voting?
Le conseil de fondation est entièrement convaincu de l’efficacité et de la fiabilité de la méthode que  Swiss Life utilise régulièrement depuis 2009. Il a donc décidé de l’appliquer à nouveau pour cette élection de remplacement. Aucun document relatif à l’élection ne sera envoyé ou reçu par courrier.

Les électrices et électeurs ont-ils besoin de connaissances informatiques particulières?
Par le côté résolument convivial de la solution informatique utilisée, même les internautes peu avertis pourront facilement voter en ligne. Le vote a lieu en quatre étapes. La procédure, facile et rapide, est expliquée étape par étape.

Comment l’identité de l’électrice ou de l’électeur est-elle vérifiée?
Une procédure d’identification à plusieurs niveaux, similaire à celle de l’e-banking, est utilisée pour assurer la reconnaissance de l’électrice ou de l’électeur et le respect des principes du droit de vote. Pour accéder au système de vote, l’électrice ou l’électeur doit renseigner une combinaison alliant un numéro d’identification personnel (PIN) et un numéro de transaction (TAN) que lui seul ou elle seule connaît.

Comment garantir que chaque électrice ou électeur ne vote qu’une fois?
Chaque électrice ou électeur dispose d’un numéro d’identification personnel, le PIN. Dès qu’il ou elle s’inscrit en utilisant son PIN et son TAN et qu’il ou elle remet son vote, celui-ci est automatiquement enregistré dans le registre électoral. Il lui est dès lors impossible de voter une nouvelle fois.

Faut-il télécharger un logiciel pour pouvoir utiliser le e-voting?
Aucun logiciel externe n’est nécessaire. Le vote s’effectue grâce à une simple application Internet. Le type de système d’exploitation ou de navigateur n’a aucune incidence. L’électrice ou l’électeur a seulement besoin d’un appareil connecté à Internet (ordinateur, smartphone, tablette, etc.).

Si je manque la date du vote, puis-je voter d’une autre manière?
Non.

Comment l’anonymat de l’électrice ou de l’électeur est-il préservé?
Son anonymat est assuré via la stricte séparation entre registre électoral et urne. Il est ainsi impossible d’associer un bulletin de vote à une électrice ou un électeur. Le vote anonyme est garanti conformément aux principes du droit de vote en vigueur.

Swiss Life garantit-elle qu’aucune donnée contractuelle ou sur mon entreprise n’est transmise à des tiers?
A l’exception de votre numéro du contrat Swiss Life, qui ne sert qu’à l’affectation lors du vote, aucune donnée relative à l’entreprise ne sera transmise.

Pourquoi recourir à un prestataire privé? Certaines communes organisent elles aussi des scrutins électroniques.
Swiss Life a fait une demande auprès de ces prestataires. Leurs services se limitent cependant aux collectivités publiques. Le système de vote Polyas® est le seul logiciel au monde remplissant les exigences du profil de protection reconnu au niveau international pour le vote en ligne.

Comment les données personnelles figurant dans le formulaire de candidature et les extraits personnels du casier judiciaire et du registre des poursuites sont-elles utilisées, qui y a accès et combien de temps sont-elles conservées?
Les données personnelles saisies dans le formulaire de candidature ainsi que les extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites sont utilisés pour vérifier que les candidates et candidates remplissent les conditions d’élection. Si la candidature est valable, des données spécifiques à la personne seront utilisées  pour la publication sur la page de vote (prénom, nom, année de naissance, lieu de domicile, entreprise [œuvre de prévoyance], profession et motivation personnelle). Pour le déroulement de l’élection, les données personnelles telles que le prénom, le nom, l’année de naissance et l’entreprise (œuvre de prévoyance) seront transmises à notre partenaire externe Polyas en vue de leur inscription sur le bulletin de vote.
Seules les personnes chargées de l’organisation de l’élection à la gestion des fondations de Swiss Life ont accès aux données élargies relatives à la candidature ainsi qu’aux extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites. Ces données seront supprimées après l’organisation des élections au plus tard le 31 décembre 2026. Par ailleurs, les dispositions de la déclaration relative à la protection des données s’appliquent. Elles peuvent être consultées à l’adresse www.swisslife.ch/privacy-contract, tout comme des explications et informations complémentaires, ainsi que des coordonnées en cas de questions supplémentaires sur la protection et la sécurité des données. 

Que se passe-t-il si un membre du conseil de fondation passe du statut de salarié à celui d’employeur ou inversement?
Si un membre du conseil de fondation change de rapports de travail et que ceux-ci ne permettent plus son maintien selon le règlement électoral en vigueur pour la catégorie concernée, alors ce membre se retire du conseil de fondation et est remplacé par un suppléant. Un changement de catégorie n’est pas autorisé.

L’entreprise POLYAS Schweiz GmbH, sise à Saint-Gall, est depuis 2009 le prestataire SaaS de Swiss Life pour la
tenue des élections en ligne du conseil de fondation. POLYAS assure un vote via Internet en toute sécurité et validité légale. La structure de base et le concept de sécurité reposent sur le profil de protection Common Criteria du BSI allemand pour les élections en ligne, reconnu au niveau international.